Contactmanagement is in een relatief nieuw vakgebied en sterk in ontwikkeling. Waar nog niet zo lang geleden vooral gestuurd werd op contractregistratie en het tijdig opzeggen of verlengen van contracten, omvat het werk van de moderne contractmanager veel meer. Steeds meer wordt met behulp van kwalitatieve en kwantitatieve instrumenten, zoals KPI’s en risico’s, beoordeeld of contractuele afspraken zijn nagekomen en wordt ingegrepen op de bevindingen die zijn opgetreden.

Relatief nieuw is de focus die is komen te liggen op de bijdrage die leveranciers leveren aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Een belangrijke voorwaarde om dit te kunnen aantonen, is het betrekken van interne en externe stakeholders in het contractmanagementproces. Immers, contracten werken niet. Het zijn mensen die het resultaat van contractuele samenwerking bepalen.

De laatste jaren zien wij een sterke groei van de omgevingsdynamiek van contractmanagement. Outsourcingspercentage van primaire bedrijfsprocessen blijven groeien en het resultaat van ketens wordt steeds meer gevormd door een combinatie van gespecialiseerde leveranciers. Dit stelt aanvullend eisen aan het managen van outsourcing en outsourcingsrisico’s.

Relatief nieuw is de focus op de Sustainable Development Goals (SDG’s). Aangestuurd door de EU worden duurzaamheidseisen gesteld aan landen, organisaties en burgers met als gevolg dat het toetsingskader voor contractmanagers verder wordt uitgebreid.

En niet in de laatste plaats voorzien wij een enorme groei in data als gevolg van de vierde industriële revolutie (ook wel industry 4.0 genoemd). Hierbij zal er disruptie optreden in de wijze waarop supply chains worden aangestuurd. Contractmanagers moeten zich bewust zijn van de technologische ontwikkelingen en de bijbehorende juridische en ethische kwesties om contracten en relaties effectief te blijven managen.

Al deze veranderingen stellen contractmanagers voor nieuwe uitdagingen. Oude samenwerkingsvormen blijken niet goed meer te werken. Opdrachtgever en opdrachtnemer staan immers niet meer tegenover elkaar, moderne contracten vragen om vertrouwen en verbinding. Het contract is het vertrekpunt , maar partijen moeten meebewegen in de dynamische omgevingen waarin zij opereren.

Om vertrouwen vast te houden is transparantie noodzakelijk. Transparant samenwerken en het delen van informatie leidt tot inzicht en vanuit dit inzicht starten partijen de dialoog over hun samenwerking. Bevindingen die optreden worden gezamenlijk beoordeeld en opgelost. Zo ontstaan er nieuwe kansen voor procesverbeteringen en innovaties.

Om dit te realiseren is structuur onontbeerlijk. Bij structuur kun je denken aan een werkwijze of een methodologie. Door het gebruik van een methodologie worden verwachtingen en verantwoordelijkheden transparant, zowel voor interne als voor externe betrokkenen bij het contractmanagementproces. En transparantie leidt tot een hogere voorspelbaarheid en een betere kwaliteit. En meer kwaliteit leidt ontegenzeggelijk tot lagere (faal-) kosten en een verhoogde (maatschappelijke) meerwaarde.

Een goed voorbeeld van een methodologie is ©CATS CM. Met de implementatie van ©CATS CM wordt o.a. duidelijk welke rollen (met bijbehorende verantwoordelijkheden) moeten worden belegd voor succesvolle uitvoering van een contract. Ook maken de zogenaamde Essentials onderdeel uit van de methode, waardoor sturing wordt gegeven aan het contractmanagement proces. En bij de uitvoering ervan doorloopt de contractmanager zes stappen die – al naar gelang het gekozen contractmanagement scenario – worden ingekleurd.

Maar het implementeren van een methodologie zal moeizaam verlopen en zit vol risico’s als er geen technologie (tooling) aan ten grondslag ligt. Borging van het contractmanagementproces vereist slimme middelen waarmee contracten kunnen worden beheerd en gemanaged op een wijze die aansluit bij de eisen en wensen van de organisatie en waarmee prestaties en risico’s kunnen worden gemonitord en gedeeld. En niet onbelangrijk, analyse van data draagt bij aan het nemen van betere managementbeslissingen. Door samen te werken met interne en externe stakeholders worden op transparante wijze de resultaten van de samenwerking met leveranciers blootgelegd en kan worden gewerkt aan verbeteringen en innovatie.

Ons platform AddVue CLMS voldoet aan deze vereisten. Met haar uitgebreide toolset leidt AddVue de contractmanager samen met betrokkenen proactief door de zes fasen van contractmanagement-proces. Hiermee wordt duidelijk welke resultaten dit heeft opgeleverd en hoe de opzet, het bestaan en de werking van het contractmanagementproces is geborgd.

In mijn volgende bijdrage zal ik hier verder op ingaan.

Vincent Brouwer
Managing partner AddVue