In mijn vorige bijdrage heb ik stilgestaan bij de sterk toegenomen omgevingsdynamiek en complexiteit van het vakgebied contractmanagement. In mijn volgende bijdragen zal ik ingaan hoe door het volgen van een aantal stappen de contractmanager invulling kan geven aan deze uitdagingen.

Voordat we dit doen wil ik eerst stilstaan bij de scope van contractmanagement. Ik merk dat er regelmatig discussie is over de vraag waar het contractmanagementproces start en waar het eindigt.  Is het inkoopproces onderdeel van contractmanagementproces of juist andersom? Wat is de rol van de contractmanager tijdens de inkoopfase en wat is de rol van de inkoper tijdens de uitvoeringsfase van een contract?

Een indeling die wij steeds vaker in de (internationale) literatuur tegenkomen, is de volgende:

• de pre-award contractmanagementfase;
• de post-award contractmanagementfase

Deze indeling is afkomstig uit Angelsaksische landen waarbij de nadruk vooral ligt op Pre-award contractmanagement (het inkoopproces). Het omvat alle activiteiten die benodigd zijn om tot ondertekening van een overeenkomst te komen. Dit betreft o.a. de behoeftedefinitie, het toetsen aan de markt, het opstellen van specificaties en voorwaarden, het uitsturen  en offerteaanvragen, het beoordelen van offertes en het onderhandelen over prijs en contractvoorwaarden. Het zijn vooral gespecialiseerde inkopers en/of juristen die, gebruikmakend van specifieke inkoopsoftware, de leiding nemen in deze fase, daarbij ondersteund door professionals vanuit de business en staf, zoals proces- en projectmanagers, legal en finance.

Aansluitend starten de werkzaamheden onder aanvoering van de contractmanager. Een goede omschrijving hiervan is de volgende: ‘het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen’ (Bron: ©CATS CM).

Het zijn dus twee verschillende processen die ieder hun specifieke kennis, ervaring en competenties vereisen.  Waar de inkoper de leiding neemt in de pre-award fase, staat de contractmanager aan het roer van het post-award contractmanagementproces. Wel is het belangrijk dat contractmanagement met voldoende mandaat is vertegenwoordigd in de pre-award fase. Als onderdeel van de behoeftestelling dient de organisatie een duidelijk beeld hebben van de beoogde contractdoelstellingen en de wijze waarop het contract en de stakeholders (w.o. de leverancier) na ondertekening zullen worden aangestuurd. Ook moet een duidelijk beeld aanwezig zijn hoe de governance wordt ingericht en hoe compliancy wordt verantwoord. Verder dient de contractmanager tijdens de pre-award fase de nodige voorbereidende stappen te zetten om de transitie naar het nieuwe contract probleemloos te laten plaatsvinden. Denk hierbij aan het opstellen van een contractimplementatieplan of het inrichten van de overlegstructuur. Deze requirements en activiteiten zijn essentieel voor het creëren en continueren van level playing field. Als dit niet op adequate wijze plaatsvindt, dan zal dit de (machts)positie van een leverancier ten opzichte van de opdrachtgever versterken en de afhankelijkheid vergroten.

De post-award fase start dus na de pre-award fase en vereist een meer Rijnlandse (Europese) benadering waarbij de nadruk ligt op samenwerking. Dit betreft de samenwerking met alle stakeholders, dus ook met de leverancier. Bovendien, leveranciers richten hun eigen contractmanagement proces in. En zoals de leverancier op de hoogte moet zijn van de organisatie – en contractdoelstellingen van de inkopende partij, moet de contractmanager een helder beeld hebben van de doelstellingen van de leverancier. Dit inzicht helpt om gedrag van partijen te verklaren en leidt tot betere beslissingen.

Een instrument om die samenwerking te laten slagen is het cyclisch toepassen van het Deming-principe (Plan-Do-Check-Act). In een continue stroom van informatie-uitwisseling met alle betrokken stakeholders (contacteigenaar, proceseigenaren, legal, finance, leverancier etc). worden prestaties gemeten en risico’s en bevindingen beoordeeld. Niet onbelangrijk is het bespreken van de interne en externe dynamiek, zoals beleidswijzigingen, rolwisselingen, gewijzigde wetgeving en de opkomst van nieuwe technologieën. Door deze informatie te delen, ontstaat transparantie en transparantie voedt vertrouwen. Dit geeft ruimte om procesverbeteringen door te voeren, nieuwe KPI’s te introduceren of bestaande KPI’s aan te scherpen. Ook kunnen er maatregelen worden genomen om aanwezige risico’s te mitigeren.  Dit in tegenstelling tot de pre-award fase, waarbij het Deming-principe vooral aan het einde van het proces wordt toegepast ter voorbereiding op een volgend inkoopproces.

Het helpt enorm om pre-award contractmanagement in te richten volgens een erkende methodologie, zoals bijvoorbeeld ©CATS CM. Dit zorgt er o.a voor dat betrokkenen een eenduidige terminologie hanteren en dat het contractmanagementproces op gestructureerde wijze wordt ingericht.

Een andere belangrijke voorwaarde voor het succesvol inrichten van het post-award contractmanagementproces is het gebruik van de juiste tooling. Met contractmanagement tooling worden contracten vastgelegd en beheerd waardoor inzicht ontstaat in belangrijke contractuele informatie, zoals deadlines, voorwaarden en verantwoordelijkheden. Routinetaken worden geautomatiseerd, zoal herinneringen voor contractvernieuwingen en aflopende termijnen en wordt er inzicht geboden in contractprestaties en risico’s. Data kan worden ingelezen, verrijkt en geanalyseerd.

De contractmanager is de spil waar het post-award contractmanagementproces om draait. Stakeholders worden betrokken bij het proces en informatie wordt gedeeld en gezamenlijk geanalyseerd. Dit leidt tot een betere besluitvorming en een hogere kwaliteit. En meer kwaliteit – tegen dezelfde of lagere kosten – leidt altijd tot meer waarde en een betere besluitvorming

In het volgende deel van mijn bijdragen zal ik ingaan op de eerste stap voor succesvol (post-award) contractmanagement: De voorbereiding.

Vincent Brouwer
Managing Partner AddVue