Succesvol contractmanagement vereist een zorgvuldige voorbereiding voordat een contract geïmplementeerd kan worden. Met een goede voorbereiding wordt immers de basis gelegd voor succesvolle contractuitvoering. In deze bijdrage zal ik aan de hand van twee onderwerpen de rol van contractmanagers in de voorbereidingsfase bespreken:

• de contractering
• de contractgovernance

Contractering

Voordat een contract wordt getekend en geïmplementeerd, wordt eerst de contracteringsfase doorlopen. Dit wordt ook wel de pre-award fase genoemd. In de meeste organisaties wordt deze fase  aangestuurd door inkoopprofessionals. Echter, ik constateer regelmatig dat contractmanagement niet betrokken is in de contracteringsfase, terwijl dan wel de basis wordt gelegd voor het  contractmanagementproces.

Algemeen wordt erkend dat contractmanagement een bijdrage dient te leveren aan deze fase, zodat duidelijk wordt in welke mate een contract moet gaan bijdragen aan de organisatiedoelstellingen en op welke wijze dit zal worden gerealiseerd. Voor het bereiken van organisatiedoelstellingen is het belangrijk dat er inzicht is in de ambities, de requirements en – misschien nog belangrijker – de mate van uitvoerbaarheid van een contract. Het gaat bij contractuitvoering immers om waardecreatie en deze waardecreatie komt onder druk te staan als tijdens de contractuitvoering de wijze waarop regievoering dient plaats te vinden niet is geborgd.

Wij zien ook dat uitbestedingen complexer worden door o.a. vergaande specialisaties, de enorme groei in data, de sterk toegenomen wet- en regelgeving en de eisen die worden gesteld aan verantwoording en compliancy. Dit maakt de rol van de contractmanager tijdens de contracteringsfase des te belangrijker.

Contractgovernance

Nadat het contract is ondertekend start de post award fase. Voordat deze fase start is het belangrijk dat de contractgovernance is ingericht. Dit betreft de wijze waarop organisaties hun contractuele relaties managen door middel van beleid, procedures en technologie (o.a. tooling).

Door contractgovernance effectief in te richten, begrijpen alle betrokken stakeholders hun verantwoordelijkheden. Dit draagt is sterke mate bij aan het voorkomen van geschillen, het minimaliseren van risico’s en het maximaliseren van de waarde van contracten.

De wijze hoe de contractgovernance wordt ingericht is vooral afhankelijk van de impact van een contract op de organisatie. Dit kan variëren van geen of beperkte regievoering  tot intensieve samenwerking met interne en externe stakeholders.
Zo zijn er contracten die weinig of geen impact hebben. Bekende voorbeelden zijn het contract voor pennen en potloden of de bloemenspecialist.  De mate van sturing is dan gering en veelal beperkt tot administratieve beheertaken.

Contracten die complexer en/of risicovoller van aard zijn, vereisen daarentegen een meer intensieve samenwerking met stakeholders. Onderstaand heb ik een aantal aspecten beschreven die bij de inrichting van de contractgovernance van belang zijn.

Stakeholders 
Bepaal wie de stakeholders zijn bij de uitvoering van een contract en welke rol zij daarin vervullen. Belanghebbenden die vrijwel altijd een rol spelen zijn de contracteigenaar (meestal ook budgethouder), de operationeel verantwoordelijke, de inkoper (voor contractuele aanpassingen), de betrokken staffuncties (bijv. legal en F&C) en natuurlijk de contractmanager. Duidelijkheid in ieders rol draagt bij aan een voorspelbaarheid van het contractmanagementproces en vergroot de kans op succes.

Het is verstandig om de externe rollen te spiegelen aan de interne rollen. Immers ook bij leveranciers is er sprake van een contracteigenaar en een account- respectievelijk contractmanager.

Overlegstructuur en open communicatie
Een effectieve contractgovernance vereist een open communicatie tussen de interne en externe stakeholders. Zorg er voor dat er sprake is van gelaagdheid in bijvoorbeeld operationeel, tactisch en strategisch overleg, zowel voor het interne als het externe overleg. Dit bevordert de effectiviteit en er is ruimte voor escalaties.  Open communicatie is belangrijk voor het in stand houden van goede relaties en het voorkomen van conflicten.

Agendavorming
Voor effectief overleg is een eenduidige agenda onontbeerlijk. Harde en zachte prestatie-indicatoren (KPI’s) geven hier een goede invulling aan. Door KPI’s te monitoren kunnen contractmanagers de contractprestaties meten en evalueren. Dit stelt hen in staat om tijdig te reageren op eventuele tekortkomingen en om correctieve maatregelen te nemen om de prestaties te verbeteren.

Risicobeheer
Ik zie nog te vaak dat risico’s onvoldoende zijn ingebed in het contractmanagementproces. Een goed ingerichte contractgovernance moet ook gericht zijn op het beheer van risico’s die zich tijdens de contractuitvoering kunnen voordoen.
Contractmanagers moet er voor zorgdragen dat in gezamenlijkheid risico’s worden geïdentificeerd, geëvalueerd en dat er passende maatregelen worden genomen om risico’s te vermijden of de gevolgen te beperken.

Wijzigingenbeheer
Tot slot: een contract is een statisch document maar het is zeer waarschijnlijk dat contractuele afspraken als gevolg van bijvoorbeeld voortschrijdend inzicht, gewijzigde wet- en regelgeving of door technologische ontwikkelingen moeten worden aangepast.
Een goede contractgovernance zorgt er voor dat contractuele wijzigingen worden geformaliseerd en geïmplementeerd.

Samenvattend

De voorbereidingsfase die voorafgaat aan de implementatie van een contract is van cruciaal belang voor een effectief contractmanagementproces. Contractmanagers spelen hierin een belangrijke rol. Door de inbreng van hun expertise bij het opstellen van contractvoorwaarden en het inrichten van de contractgovernance  dragen zij bij aan het maximaliseren van waarde en het bevorderen van succesvolle contracten.

Dit is deel 3 in mijn reeks over contractmanagement.
In mijn volgende bijdrage zal ik ingaan op de wijze waarop contractimplementaties effectief kan worden uitgevoerd.

Vincent Brouwer
Managing partner AddVue