Ondanks de toegenomen strategische relevantie van contract- en leveranciersmanagement, is de ondersteunende tooling in veel organisaties achtergebleven. De meeste omgevingen steunen op een combinatie van document management, ERP-systemen en spreadsheets. Deze infrastructuur levert fragmentarische ondersteuning, maar geen geïntegreerde beheersing.

Traditioneel contractmanagement is document-georiënteerd. Het primaire doel is opslag, versiebeheer en terugvindbaarheid. Hoewel dit noodzakelijk is, is het onvoldoende. Documentbeschikbaarheid is geen risicobeheersing. Een contract dat digitaal beschikbaar is, is nog niet geïnterpreteerd, beoordeeld of gemonitord. Verplichtingen en risico’s blijven impliciet zolang ze niet worden gestructureerd en actief gevolgd.

ERP-systemen lossen dit probleem niet op. ERP is ontworpen voor transactieverwerking. Het biedt inzicht in orders, facturen, betalingen en leveranciersdata. Wat ontbreekt is contractintelligentie: de betekenis van afspraken, verplichtingen, uitzonderingen, risicoclausules en governance-afspraken. ERP weet wat er is gefactureerd — niet wat er contractueel had moeten gebeuren.

Daardoor ontstaat een structurele blinde vlek. Organisaties hebben veel data over transacties, maar weinig gestructureerde data over contractuele intentie en risicobeoordeling. Besluiten van contracteigenaren — bijvoorbeeld om risico’s te accepteren of mitigaties af te spreken — worden zelden systematisch vastgelegd. Governance wordt uitgevoerd, maar niet gedigitaliseerd.

Ook het beoordelingsproces is vaak zwak ingericht. Leveranciersreviews, risicobeoordelingen en contractevaluaties gebeuren incidenteel en persoonsafhankelijk. De onderliggende afwegingen en argumenten worden niet consistent geregistreerd. Hierdoor ontbreekt audit-evidence en leervermogen. Organisaties kunnen niet aantonen hoe beslissingen tot stand zijn gekomen.

AI verandert wat technisch mogelijk is, maar legt ook deze tekortkomingen bloot. AI kan contracten analyseren, clausules herkennen en risico-indicatoren signaleren. Maar AI kan geen managementoordeel vervangen. Zonder gestructureerde vastlegging van menselijke beoordeling en besluitvorming blijft AI-output contextloos.

Met andere woorden: data-intelligentie zonder besluit-intelligentie creëert nog geen governance. Er is een ontbrekende laag tussen contractdata en managementbesluit: de laag van gestructureerde risicobeoordeling, afweging en beheersactie.

Daarnaast ontbreekt vaak de koppeling tussen contract en performance. SLA-metingen, incidentdata en leveranciersscores leven in andere systemen dan contractinformatie. Hierdoor is contractsturing niet continu, maar gefragmenteerd. Afwijkingen worden laat gezien en nog later geadresseerd.

Professional contractmanagement vereist daarom meer dan digitalisering van documenten. Het vereist digitalisering van oordeel, risico-inschatting en beheersbesluiten. Pas dan ontstaat een gesloten control loop: afspraak → beoordeling → monitoring → bijsturing → bewijs.

De conclusie is duidelijk: bestaande systemen ondersteunen registratie en transacties, maar niet governance en risicosturing. Dat gat wordt groter naarmate ketens complexer en regelgeving strenger wordt.

In deel III van deze reeks leest u over de nieuwe positionering: AI-enabled and governance driven contract control.