Veel organisaties hebben hun contractadministratie uitstekend georganiseerd. Ze zijn digitaal beschikbaar, de verplichtingen zijn vastgelegd en de belangrijke termijnen worden bewaakt. Maar betekent dit ook dat de uitvoering van die contracten echt onder controle is?

De afgelopen jaren hebben veel organisaties geïnvesteerd in een Contract Lifecycle Management Systeem (CLMS). CLMS ondersteunt het opstellen, beoordelen, afsluiten en het beheren en managen van contracten. Daarmee is een belangrijke stap gezet in de professionalisering van contractmanagement.

Maar worden afspraken daadwerkelijk nagekomen? Ontstaan er nieuwe risico’s? Zijn stakeholders tevreden? Worden verbetermaatregelen uitgevoerd? En misschien wel de belangrijkste vraag: leveren leveranciers de waarde die bij het afsluiten van het contract is afgesproken?

Deze vragen zijn niet alleen te beantwoorden door contractdocumenten, verplichtingen en vervaldata te beheren. Tijdens de looptijd van een contract verandert de werkelijkheid voortdurend. Leveranciers innoveren, de omstandigheden wijzigen, prestaties fluctueren en risico’s zijn dynamisch en dus aan verandering onderhevig.

Toch blijft contractmanagement in veel organisaties sterk gericht op administratieve beheersing en periodieke rapportages. Een contract kan juridisch volledig op orde zijn terwijl de uitvoering tekortschiet. En een leverancier kan voldoen aan alle formele verplichtingen zonder optimaal bij te dragen aan de organisatiedoelstellingen.

Om deze kloof te overbruggen is een andere benadering noodzakelijk: Contract & Vendor Governance. Hierdoor verschuift de aandacht van het beheren van contractinformatie naar het actief besturen van contractuele relaties.

Dit vraagt om een samenhangende aanpak waarin drie disciplines centraal staan:

• Prestatiemanagement: continu inzicht in prestaties, resultaten en verbeterkansen.
• Risicomanagement: tijdig identificeren, beoordelen en beheersen van risico’s.
• Stakeholdermanagement: structureel inzicht in ervaringen, verwachtingen en tevredenheid, zowel van opdrachtgevers als van leveranciers.

Door deze drie disciplines te verbinden ontstaat een cyclisch proces van monitoren, beoordelen, bijsturen en verbeteren waardoor contract- en vendor governance aantoonbaar wordt gemaakt en de bijdrage aan de organisatiedoelstellingen voor de lange termijn wordt geborgd en gemaximaliseerd.

Beyond CLM: van vastleggen naar besturen
Traditionele CLM-functionaliteit blijft belangrijk, maar vormt niet het volledige antwoord op de uitdagingen tijdens de contractuitvoering.
Met AddVue CLMS wordt een aanvullende stap gezet. Ons platform ondersteunt organisaties bij het structureel monitoren en besturen van contractuele relaties, waarbij prestaties, risico’s, stakeholders en verbeterprocessen samenkomen.

Beyond CLM is een vijfdelige publicatieserie van AddVue CLMS over de ontwikkeling van traditioneel contractmanagement naar Contract & Vendor Governance.
In deel 2 gaan we in op het feit dat de grootste contractrisico’s niet in een contract staan, maar zich tijdens de looptijd van een contract ontwikkelen.